Perencanaan Audit

2.1. Pelatihan Audit
Pelatihan audit internal ini sangat diperlukan banget karena, sangat suit bagi auditor untuk melakukan audit tanpa kompetensi yang memadai, biasanya pelatihan internal audit ini diselenggarakan oleh konsultan ISO , atau juga boleh kog diselenggarakan internal asal yang memberikan materi mempunyai kompetensi yang cukup untuk mengajar ISO 9001 internal auditor ( misalnya dia telah lulus Lead Auditor Training, Punya pengalaman melakukan internal audit minimal 1 tahun), tapi kalau mau afdol dari konsultan iso aja biar aman ,,,, hehehe,,,,
jadi syarat untuk menjadi auditor internal ini adalah orang yang sudah lulus pelatihan auditor internal dibuktikan dengan sertifikat pelatihan audit internal iso 9001:2008. syarat syarat yang lain tergantung perusahaan sendiri misalnya harus S1, D3 atau SMA, level minimal Ass Mgr, Mgr, dsb, di ISO tidak ada aturan mengenai hal ini, tapi internal perusahaan perlu membuat aturan tersendiri mengenai ini,
berapa lama pelatihan ini harus diulang (refresh), ada baiknya mengulang pelatihan ini 2 tahun sekali, agar pengetahuan dan skill auditor tetap update, soalnya terkadang perusahaan hanya melatih tim auditornya selama blm ada perubahan di ISO standard.
Materi lengkap untuk training Internal Quality Audit terdiri dari :
a. Interpretasi klausal ISO 9001 2008 (durasi 1 hari) materi ini adalah materi pembahasan lengkap mengenai interpretasi dan penjelasan klausal-klausal ISO 9001:2008 agar semua auditor paham dan mengerti apa yang menjadi persyaratan dari standard ISO 9001:2008, apabila pelatihan ini pernah didapatkan oleh calon auditor maka materi ini tidak perlu diberikan lagi.
b. Teori Internal Quality audit ISO 9001:2008 (durasi 1 hari) materi ini berisi teori dalam melakukan audit, bagaimana membuat jadwal audit, melakukan audit,membuat laporan audit, tindak lanjut audit dsb.
3. Praktek audit durasi ½ hari materi berupa prakter ke bagian yang diaudit langsung dengan didampingi oleh trainer, peserta dapat mempraktekan teori yang didapat secara langsung. merasakan bagaimana suasana audit secara langsung.

2.2. Pembentukan Tim Audit Internal
selesai pelatihan, manajemen akan menunjuk Tim Internal Quality Audit jumlahnya tergantung kebijakan perusahaan, Pilih Tim dari middle atau senior manajemen agar waktu audit nanti bisa membantu mencari solusi apabila terjadi temuan / ketidaksesuaian, Tim ini biasanya terdiri dari perwakilan masing masing bagian/ departemen.
Tim ini dikepalai oleh seorang kepala auditor (Lead Auditor) atau beberapa perusahaan juga tidak mengangkat seorang kepala auditor karena tugas ini otomatis dijabat oleh Wakil Manajemen (QMR).
garis besar tugas seorang auditor adalah :
1. kontak awal dengan auditee ( telp, pemberitahuan lain)
2. Melakukan audit internal (interview, Observasi, telaah dokumen)
2. Membuat rencana tindakan perbaikan bersama-sama dengan auditee (orang yang diaudit)
3. Membuat laporan audit
4. memverivikasi tindakan perbaikan/pencegahan
5. Melaporkan hasil audit kepada kepala auditor.
Tugas Kepala Auditor
1. Membuat Jadwal Audit
2. Membuat rekapan hasil audit
3. Monitoring tindak lanjut audit
4. Evaluasi hasil audit
5. Evaluasi auditor
6. Melaporkan kepada QMR / Manajemen mengena hasil audit dan tindak lanjutnya.

sangat disarankan untuk membuat SK pengangkatan tim internal auditor ini agar memudahkan koordinasi dari kepala auditor dalam mengatur tim auditornya, karena auditor ini terdiri dari berbagai departemen/ bagian dari organisasi biasanya tidak ada kaitan langsung antara kepala auditor dan tim auditor (hubungan atasan dan bawahan) jadi terkadang anggota tim tidak menjalankan apa yang diminta kepala auditor, dengan adanya SK ini maka dia mempunyai wewenang untuk mengatur tim auditor tersebut.
2.3. Pembuatan Jadwal Audit.
jadwal audit dibuat oleh kepala auditor, jadwal ini dibuat sebaiknya 1 bulan sebelum pelaksanaan audit, yang harus diperhatikan dalam pembuatan jadwal ini adalah bahwa auditor tidak boleh meng-audit departemennya sendiri,,,
nah berikut adalah contoh jadwal audit

Jadwal Internal Audit

setelah ditandatangani oleh kepala auditor dan Manajemen maka jadwal ini di bagikan kepada auditor dan auditee agar mereka dapat mempersiapkan diri sesuai jadwal yang sudah ditetapkan, jadwal ini bersifat tentative dan bisa disesuaikan apabila auditor/ auditee ada keperluan lain yang mendesak.
TUGAS 1
silahkan anda buat contoh jadwal audit di perusahaan anda ?

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.