CARA MENGHADAPI AUDITOR ISO INTERNAL ATAUPUN EKSTERNAL

Cara menghadapi auditor ISO internal ataupun eksternal Setelah membahas berbagai tema  yang serius sekarang kita mengupas materi yang sedikit santai ya,,, tapi lumayan juga loh, siapa tahu ada yang butuh advise,,,,

Cara serius dulu ya,,,

1. Pastikan semua prosedur lengkap dan update, jangan sampai pas di audit prosedur tidak update atau yang lebih parah prosedur nya malah tidak ada.

2. Pastikan semua form dikerjakan dengan benar, tidak ada tanda tangan , cek list yang terlewat, lihat lihat juga semua form yang seharusnya diisi ya harus diisi.

3. Rapikan semua record dalam folder/ bisnis file yang rapi, syukur ada tgl/ keterangan mengenai isi folder, jadi gampang untuk menemukan file yang dicari,,,,,

4. record yang sudah lewat retensinya, musnahkan saja atau simpan jauh jauh dari area kerja, jadi tidak menimbulkan pertanyaan dari auditor.

5. pastikan jobdesc, sasaran mutu, kebijakan mutu, struktur organisasi lengkap tersedia, akan lebih afdol kalau di tempel di papan informasi dengan berbagai gambar dan grafik yang menarik,

6. bila perlu minta tim auditor internal, kalau mau konsultan ya boleh, untuk mereview (pre asses) sebelum diaudit sungguhan.

7. baca – baca prosedur/ instruksi kerja, kalau ada istilah atau kata-kata yang kurang dimengerti, silahkan tanyakan ke teman, atasan atau konsultan yang paham mengenai istilah tersebut,

8. kalau ada prosedur/ instruksi kerja yang sudah tidak sesuai dengan aktual, segera minta perubahan dokumen untuk update dokumen tersebut,

Cara bercanda ,,,

 1. Jangan menghadapi auditor sendirian, kalau bisa minimal 2 orang, jadi nanti bisa gantian satu ambil dokumen satu ngajakin ngobrol….

2. berikan hanya dokumen yang diminta oleh auditor, jadi apabila dia minta record mengenai training, misalnya, yang tanggal berapa pak? atas nama siapa pak ? jadi kita memberikan dokumen yg spesifik, 

3. kalau bisa audit di ruang meeting saja, jadi ada jeda waktu saat mengambil dokumen, bolak balik bolak balik dah lumayan tuh.

4. Ajak auditor ngobrol mengenai topik topik yang tidak ada kaitannya dengan proses kerja di departemen anda, misalnya, “sudah lama jadi auditor pak ?” hebat ya…, dsb “

 5. Berikan pujian, saat auditor memberikan advise atau pencerahan, ” wahhhhh luar biasa,,,,,”

6. Jangan ragu bertanya, pak bagaiman cara penerapan proses ini di perusahaan yang lebih besar yang pernah bapak audit, nah pasti auditor akan bercerita panjang dan lebar tuh,,,,

7. Miss call antar teman,,, ” mohon maaf pak, teman saya nelpon,,,, ” lumayan juga sih untuk ngulur waktu dan memecahkan konsentrasi.

8. minta waktu terakhir pada saat diaudit, biasanya waktu terakhir ini auditor sangat sempit, bahakan bisa bisa tidak kebagian waktu audit,,, lumayan kan …..

heheheh, 

namun seharusnya kalu persiapan sudah matang, jangan takut diaudit, lawong dia mengaudit pekerjaan kita sendiri kog,,,

semoga bermanfaat…

butuh audit persiapan / pre asses sebelum audit eksternal atau  butuh Internal Quality Audit sebagai pembanding, butuh training audit? hubungi kami di HP: 0812 10 9 10 329, email budi_wibowo_bb@yahoo.com  

 

 

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.