Cara melakukan Pengendalian Catatan Mutu / Record/ Arsip

pengendalian dokumen

Catatan Mutu : adalah bukti dari proses yang sudah dilakukan, catatan mutu ini biasanya bisa berupa formulir yang sudah diisi, gambar, tabel, rekaman, dll

bagaimana cara pengendalian catatan mutu ini menurut ISO 9001:2008 ?

  1. Setiap catatan mutu ini harus diberikan identifikasi yang jelas, bisa berupa nomor catatan mutu, judul catatan mutu, hal ini agar lebih memudahkan dalam mengenali berbagai jenis catatan mutu yang ada dalam organisasi.
  2. Pastikan bahwa setiap catatan mutu ada contoh baku atau sample yang biasanya disimpan oleh pengendali dokumen/ dokumen controller di perusahaan tersebut, hal ini di maksudkan agar semua karyawan memahami bentuk bentuk catatan mutu yang harus dibuat.
  3. Harus sudah ditentukan siapa penanggung jawab penyimpanan catatan mutu tersebut, agar pada saat catatan mutu tersebut dicari akan mudah menemukannya.
  4. buatlah masa retensi atau masa simpan dari catatan mutu tersebut, berapa lama catatan mutu tersebut akan kita simpan, dalam penentuan masa simpan harus diperhatikan regulasi pemerintah, kebijakan perusahaan, warranty, kontrak perjanjian kerja sama, dll.
  5. Buat daftar catatan mutu di masing masing bagian, untuk lebih memudahkan dalam mengenali catatan mutu apa saja     yang dihasilkan oleh departemen tersebut, daftar ini juga bisa dilengkapi dengan, penanggung jawab, masa simpan, dan lokasi penyimpanan.
  6. Untuk catatan mutu yang sudah tidak digunakan lagi bisa dimusnahkan dengan membuat berita acara pemusnahan dokumen.
  7. Catatan mutu yang sangat penting bagi perusahaan harus dibuatkan back up datanya, dengan identifikasi yang jelas, untuk     menghindari hilangnya catatan mutu tersebut.
  8. Untuk catatan mutu dalam bentuk softfile bisa dibuat aturan mengenai penyimpanan folder di komputer, untuk mempermudah karyawan dalam melakukan penyimpanan dan pencarian data.
  9. nah begitulah sedikit pengendalian catatan mutu menurut ISO 9001:2008, hal ini tentunya bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam membuat, memakai dan menyimpan catatan mutu yang terkait dengan organisasinya, sehingga semua proses bisa ditelusuri dengan baik……
  10. untuk training mengenai pengendalian catatan mutu ini, silahkan menghubungi kami di HP : 0812 10 9 10 329

semoga bermanfaat….

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.