Panduan Melaksanakan Internal Audit ISO 9001

Internal Audit ISO 9001

 

Panduan Melaksanakan Internal Audit ISO 9001

Audit adalah proses yang independent untuk menilai apakah system manajemen yang dibangun sudah dijalankan dengan baik, sekaligus melihat kekurangan untuk mencari solusi serta melihat apakah ada potensi improvement .

sebelum melakukan audit auditor harus memahami prinsip prinsip audit, prinsip prinsip tersebut adalah sbb :

Prinsip-Prinsip Audit ISO 9001

  • Tidak memihak & berlaku adil : artinya bahwa sebagai auditor saat anda melakukan auditor harus memegang prinsip ini, bukan karena dia teman anda terus, anda tidak mencatat ketidaksesuaian yang ada disana, dan sebaliknya karena anda tidak begitu suka dengan seseorang di bagian tersebut lalu anda memberikan temuan atau ketidaksesuaian yang banyak,,, hehehehe, hindari sikap ini yah !!!
  • Independen : sebagai auditor  anda harus independen tidak ada tekanan dari pihak manapun, misalnya karena yang diaudit jabatanya diatas anda, dan saat ada temuan dia minta jangan ditulis sebagai temuan, terus anda menurutinya,,, wah kalo gini caranya audit jadi kacauw boss?? ya kan?
  • Harus berdasarkan bukti – bukti : yang tak kalah penting adalah

bagaimana setuju dengan prinsip tadi  ?? ya kalau sudah setuju mari kita langsung ke TKP di lokasi audit…

Cara Melakukan Opening Meeting Internal Audit  ISO 9001

datang ke departemen dan bagian audit, langsung ketemu sama yang berwenang di departemen atau bagian tersebut, manager/ senior manager, basa basi sebentar deh, misalnya dengan menanyakan kabar, “ Pak manager apa kabarnya nih ?? “”kalau udah kenal, kalau belum ya bertanya “apakah benar bapak, Manager di bagian ………..”

kemudian sampaikan maksud kedatangan anda di departemen / bagian tersebut, inilah yang disebut dengan “opening meeting” :

“ Begini pak, kami dari tim IQA PT.XYZ, berdasarkan schedule hari ini kami akan melakukan internal Quality audit ISO 9001:2008,,,,,,, perkenalkan nama saya “ Adi” dan ini rekan saya “ Ayu”

 

“ Tujuan audit ini pak adalah untuk memastikan apakah SMM sudah berjalan baik di departemen/ bagian  ………………., sekaligus untuk melihat potensi –potensi improvement yang mungkin bisa dilakukan agar efektifitas dan efisisensi bisa ditingkatkan…..”

“kemudian audit ini nanti berdasarkan sampling pak, karena keterbatasan waktu, jadi sangat mungkin ada hal-hal yang tidak dapat kami lihat seutuhnya, apabila sample yang kami ambil bagus berati kami anggap permomance semua bagian di departemen…… bagus, dan sebaliknya pak, “

“ nah apakah ada yang ingin bapak manager sampaikan sebelum mulai audit ini pak ?”

silahkan berbincang bincang sebentar sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada di lapangan, dan selanjutnya langsung ke pelaksanaan audit itu sendiri.

3.2. Pelaksanaan Audit

saat melakukan audit usahakan bahwa audit berjalan rilex dan tidah penuh ketegangan, auditee biasanya akan berupaya sekeras kerasnya untuk menyembunyikan informasi agar tidak ada temuan, tapi auditor harus berupaya untuk mendapatkan informasi sebanyak banyaknya agar mendapatkan gambaran yang baik mengenai departemen/ bagian yang diaudit.

Tips untuk auditor agar mendapatkan “respect dari auditee” Pada Saat melaksanakan Audit ISO 9001

 

Cek List Internal Quality Audit

ssst…. jangan bilang-bilang auditee ya ??

  • Perhatikan penampilan : penampilan yang rapi baju dan celana yang rapi, tidak belel akan menimbulkan kesan bahwa anda seorang yang punya wawasan yang cukup untuk melakukan audit di bagian atau di departemen tersebut, coba bayangkan jika anda datang untuk mengaudit dengan pakaiaan kumal dan acak-acakan ?? apa yang terjadi saudara saudara ??? heheheh, bisa ditebak kan anda tidak akan mendapatkan respect dari auditee, tanpa respect,, informasi sulit didapat.
  • Pelajari proses di departemen atau bagian tersebut: anda bias membaca atau mempelajari departemen atau bagian yang akan diaudit dengan membaca prosedur, Instruksi kerja , dll, terkait dengan departemen atau bagian yang akan diaudit, anda juga bias bertanya pada orang yang paham mengenai departemen tersebut atau minimal anda membaca temuan internal/ eksternal audit sebelumnya,,, biar ada bahan hehehe,,,,
  • Peralatan tulis : siapkan peralatan tulis / form form yang diperlukan saat melakukan audit jangan sampai anda kehilangan peluang menulis temuan atau kehilangan  informasi karena anda tidak membawa alat tulis, apalagi sampai pinjam sama auditee , ga papa sih cuman, ntar apa dibilang auditee nya ??  “ini auditor parah banget ya, pulpen aja kagak ada, sebelum audit ga persiapan dulu apa?”
  • Jangan panik : sebagai auditor kita tidak boleh panik pada saat melakukan audit, apalagi yang diaudit posisinya lebih tinggi dari kita, atau lebih pinter dari kita, jumlahnya lebih banyak dari kita, tenang aja sob,,, kita ini kan auditor, tugas kita bertanya dan mengkonfirmasi apakah yang sudah dijalankan sesuai dengan aturan, kalau sudah sesuai ya itu bagus, kalau ada yang tidak sesuai itu yang kita catat,, gampang kan ???

Satu respons untuk “Panduan Melaksanakan Internal Audit ISO 9001

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.