Menyederhanakan Pekerjaan Dokumentasi Pada ISO 9001:2015

Penyederhanaan Dokumen Wajib ISO 9001 2015

Iso 9001:2015 memperkenalkan istilah baru yaitu informasi terdokumentasi yang sebelumnya informasi terdokumentasi ini terbagi menjadi dua, yaitu yang disebut dengan dokumen, dan yang disebut dengan catatan mutu atau record.

Dokumen iso versi sebelumnya terdiri dari manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan form, sedangkan catatan mutu atau record adalah bukti dari pelaksanaan atau pengisian form form yang sudah dibuat.

Pada iso versi 9001:2015, dokumen dan catatan mutu telah berubah istilah menjadi informasi terdokumentasi, dimana informasi terdokumentasi ini adalah gabungan dari dokumen yang terdiri dari manual mutu, prosedur instruksi kerja, dan ditambah dengan catatan mutu atau record.

Tidak Diperlukan Prosedur Wajib ISO 9001:2015

Pengendalian informasi terdokumentasi, di dalam iso 9001 2015 disebutkan bahwa pengendalian informasi terdokumentasi terdiri dari, penomoran atau registrasi, pengesahan, kontrol atau identifikasi, distribusi, revisi, dan penyimpanan, berbeda dengan versi sebelumnya bahwa untuk dokumentasi di iso 9001 2015 ini, lebih diderhanakan karena tidak adanya suatu kewajiban untuk membuat prosedur wajib, beberapa bukti dari implementasi iso 9001 2015 bisa dibuat dalam bentuk catatan mutu atau record. Hal ini tentu saja lebih memudahkan dari organisasi untuk mendevelop dokumen-dokumen untuk membuktikan bahwa perusahaan memenuhi clausal dari iso 9001 2015.

Bentuk Catatan / Informasi terdokumentasi

Selain itu, bentuk dari catatan atau record tidak melulu dalam bentuk workpaper atau kertas, bukti itu bisa berupa soft file, apa berupa data yang tersimpan dalam komputer, rekaman, ataupun video. Dengan demikian Hal ini dapat mengurangi pekerjaan menggunakan kertas. wah jauh lebih simple ya…

Memanfaatkan edoc untuk pengendalian dokumen ISO 9001:2015

Iso 9001:2015 mengikuti perkembangan teknologi, sehingga dapat dimungkinkan apabila perusahaan akan membuat sistem dokumen atau dokumentasi yang menggunakan elektronik database, bisa di mulai dengan membuat prosedur atau dokumen secara elektronik, sehingga tidak diperlukan lagi pekerjaan fotocopy dokumen yang tentu saja hal ini sangat memakan banyak biaya dan menghabiskan kertas. Memang belum ada Pengaturan khusus terkait dengan electronic document di dalam klausul iso 9001 2015, sehingga pengendaliannya bisa di anggap sama dengan pengendalian pada dokumen yang berbentuk kertas. Hanya saja pada saat revisi atau distribusi dokumen man tentu saja jauh lebih efisien dan efektif.

 

Dokumen Wajib ISO 9001:2015

 

 

  • Ruang Lingkup SMM {Klausal/ Pasal 3}

Adalah statement dari ruang lingkup penerapan ISO di dalam organisasi, Mislnya jenis usaha/ Jasa, Lokasi, Berapa kantor cabang, Plant, dll

 

  • Kebijakan Mutu {Klausal/ Pasal 2}

Dokumen wajib ISO 9001 2015 yang lain adalah dokumen kebijakan mutu, dokumen ini berisi mengenai statement komitment top manajement terhadap penerapan SMM di dalam organisasi.

 

  • Sasaran Mutu {Klausal/ Pasal 2}

Target / sasaran / KPI yang akan dicapai organisasi dalam periode tertentu.

 

  • Syarat untuk evaluasi dan pemilihan pemasok {Klausal/ Pasal  4.1}

Persyaratan terkait dengan seleksi Supplier atau sub kontraktor.

 

Berikut Catatan/ Record yang wajib bagi organisasi sepanjang itu bisa dijalankan/ tidak dikecualikan dalam Sistem Manajemen ISO 9001 2015

Catatan/ Record  Wajib

  • Catatan/ Record Pemantauan dan pengukuran peralatan kalibrasi* {Klausal/ Pasal  1.5.1}
  • Catatan/ Record Training , keterampilan, pengalaman dan kualifikasi {kla usul 2}
  • Catatan/ Record tinjauan persyaratan produk / jasa {Klausal/ Pasal  2.3.2}
  • Catatan/ Record tentang hasil tinjauan Design  dan pengembangan* {Klausal/ Pasal  3.2}
  • Catatan/ Record tentang masukan untuk Design  dan pengembangan * {Klausal/ Pasal  3.3}
  • Catatan/ Record pengendalian Design  dan pengembangan* {Klausal/ Pasal  3.4}
  • Catatan/ Record hasil Design  dan pengembangan* {Klausal/ Pasal  3.5}
  • Catatan/ Record perubahan Design  dan pengembangan* {Klausal/ Pasal  3.6}
  • Karakteristik produk yang akan diproduksi dan jasa yang akan diberikan {Klausal/ Pasal 5.1}
  • Catatan/ Record tentang properti pelanggan {Klausal/ Pasal  5.3}
  • Catatan/ Record perubahan ketentuan dalam produksi / jasa {Klausal/ Pasal  5.6}
  • Catatan/ Record kesesuaian produk / jasa dengan Syarat  penerimaan {Klausal/ Pasal  6}
  • Catatan output/hasil yang tidak sesuai {Klausal/ Pasal 7.2}
  • Pemantauan dan pengukuran hasil {Klausal/ Pasal 1.1}
  • Program audit internal {Klausal/ Pasal 2}
  • Hasil audit internal {Klausal/ Pasal 2}
  • Hasil dari tinjauan manajemen {Klausal/ Pasal 3}
  • Hasil tindakan Perbaikan {Klausal/ Pasal  1}

Dokumen Tidak -Wajib

Ada dokumen Tidak – wajib yang dapat digunakan untuk implementasi ISO 9001. Berikut ini adalah dokumentasi informasi yang Tidak harus  {wajib} tapi Paling sering digunakan:

  • Prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak yang berkepentingan {pasal 4.1 dan 2}
  • Prosedur untuk menangani risiko dan peluang {Klausal/ Pasal 1}
  • Prosedur untuk kompetensi, Training dan kesadaran terhadap SMM {Klausal/ Pasal  1.2, 7.2 dan 7.3}
  • Prosedur untuk pemeliharaan peralatan dan alat ukur {Klausal/ Pasal 1.5}
  • Prosedur untuk pengendalian dokumen {Klausal/ Pasal 5}
  • Prosedur penjualan {Klausal/ Pasal 2}
  • Prosedur untuk Design dan pengembangan {Klausal/ Pasal  3}
  • Prosedur untuk produksi dan penyediaan jasa {Klausal/ Pasal 5}
  • Prosedur pergudangan {Klausal/ Pasal 5.4}
  • Prosedur untuk pengelolaan ketidaksesuaian dan tindakan Perbaikan {Klausal/ Pasal  7 dan 10.2}
  • Prosedur untuk pemantauan kepuasan pelanggan {Klausal/ Pasal 1.2}
  • Prosedur untuk audit internal {Klausal/ Pasal 2}
  • Prosedur untuk tinjauan manajemen {Klausal/ Pasal 3}

 

Dokumen Wajib ISO 9001:2015

Dokumen wajib ISO 9001 2015 ini bisa berupa Prosedur/ Instruksi Kerja/ Specifikasi/ Guaidelines, dll

Semua dokumen wajib ini harus disiapkan dan dijalankan dengan baik dalam organisasi agar mempermudah kita pada saat eksternal audit dari lembaga sertifikasi.

 

Penyimpanan / Filling Dokumen Wajib ISO 9001 2015

Ada baiknya dokumen yang masuk katagori wajib sebaiknya dilakukan treatment khusus agar SMM bisa berjalan dengan lancer.

  1. Melakukan Registrasi semua dokumen wajib ISO 9001 2015 yang ada di perusahaan.
  2. Menyimpan master Dokumen di bagian Documen Control/ MR
  3. Menscan/ Copy untuk dokumen yang sering dipinjam oleh bagian lain.
  4. Memastikan / Monitoring bahwa dokumen wajib selalu tersedia pada tempatnya.
  5. Memberikan nama pada file file Penyimpanan Dokumen agar mudah pada saat pencarian dokumen.

 

Demikian sedikit penjelasan mengenai dokumen wajib ISO 9001 2015, Semoga Bermanfaat…

Training, Konsultasi, Sertifikasi ISO 9001:2015, Training Dokumentasi ISO 9001:2015, Silahkan menghubungi kami :

Global Management Consulting Indonesia : www.sertifikatiso.wordpress.com

HP : 081210910329

 

Demikian sedikit penjelasan mengenai bagaimana penyederhanaan dokumentasi informasi iso 9001 2015, semoga bermanfaat,

Apabila perusahaan anda ingin mengadakan pelatihan terkait dengan dokumentasi iso 9001 2015, dapat menghubungi kami di HP /WA 0812 10 9 10 329, email budi_wibowo_bb@yahoo.com

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.