Pengenalan ISO 19011:2018 Audit Sistem Manajemen

Pengenalan ISO 19011:2018

  • ISO (Organisasi Internasional untuk Standardisasi) adalah organisasi internasional non-pemerintah yang independen dengan keanggotaan 162 badan standar nasional
  • Melalui para anggotanya, ini menyatukan para pakar untuk berbagi pengetahuan dan mengembangkan Standar Internasional yang relevan secara sukarela, berbasis konsensus, yang mendukung inovasi dan memberikan solusi untuk tantangan global
  • ISO bekerja sama erat dengan Komisi Elektroteknik Internasional (IEC) dalam semua hal standardisasi elektroteknik
  • ISO telah menerbitkan 22354 Standar Internasional dan dokumen terkait, yang mencakup hampir setiap industri, mulai dari teknologi, keamanan pangan, hingga pertanian dan layanan kesehatan. Standar Internasional ISO berdampak pada semua orang, di mana saja
  • Pelajari lebih lanjut tentang struktur ISO dan bagaimana ISO diatur
  • ISO 19011 adalah Standar Internasional ISO tentang ‘Pedoman untuk mengaudit sistem manajemen’
  • Dokumen ini memberikan panduan tentang sistem manajemen audit, termasuk prinsip-prinsip audit, mengelola program audit dan melakukan audit sistem manajemen, serta panduan tentang evaluasi kompetensi individu yang terlibat dalam proses audit
  • Ini berlaku untuk semua organisasi yang perlu merencanakan dan melakukan audit sistem manajemen baik internal atau eksternal.
  • Penerapan dokumen ini untuk jenis audit lain dimungkinkan, asalkan pertimbangan khusus diberikan untuk kompetensi khusus yang diperlukan
  • Riwayat Revisi:
    • Versi Pertama – ISO 19011: 2002
    • Versi Kedua – ISO 19011: 2011
  • Versi Ketiga & Saat Ini – ISO 19011:2018

Perbedaan antara  Versi ke 3 (2018) Vs  Version ke 2 (2011)

  1. Penambahan pendekatan berbasis risiko pada prinsip-prinsip audit
  2. Perluasan panduan dalam mengelola program audit, termasuk risiko program audit
  3. Perluasan pedoman untuk melakukan audit, khususnya bagian tentang perencanaan audit
  4. Perluasan persyaratan kompetensi generik untuk auditor
  5. Penyesuaian terminologi untuk mencerminkan proses
  6. Penghapusan lampiran yang memuat persyaratan kompetensi untuk mengaudit disiplin sistem manajemen spesifik (karena banyaknya standar sistem manajemen individual, tidaklah praktis untuk memasukkan persyaratan kompetensi untuk semua disiplin ilmu)
  7. Perluasan Lampiran A untuk memberikan panduan tentang konsep audit (baru) seperti konteks organisasi, kepemimpinan dan komitmen, audit virtual, kepatuhan dan rantai pasokan

Istilah dan Definisi dalam ISO 19011:2018

Audit

Proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti objektif dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi

Audit Gabungan

Audit dilakukan bersama-sama di auditee tunggal pada dua atau lebih sistem manajemen

Audit Bersama

Audit dilakukan pada satu auditee oleh dua atau lebih organisasi audit

Program Audit

Pengaturan untuk satu set audit atau lebih yang direncanakan untuk jangka waktu tertentu dan diarahkan menuju tujuan tertentu

Lingkup audit

Luas dan batasan audit

Rencana audit

Deskripsi kegiatan dan pengaturan untuk audit

Kriteria audit

Seperangkat persyaratan yang digunakan sebagai referensi untuk membandingkan bukti objektif

Bukti objektif

  • Data yang mendukung keberadaan atau kebenaran sesuatu
  • Bukti obyektif dapat diperoleh melalui observasi, pengukuran, tes atau dengan cara lain; Bukti obyektif untuk keperluan audit umumnya terdiri dari catatan, pernyataan fakta, atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

Bukti audit

  • Catatan, pernyataan fakta atau informasi lainnya, yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

Temuan audit

  • Hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit Temuan audit menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian; Temuan audit dapat mengarah pada identifikasi risiko, peluang untuk perbaikan atau pencatatan praktik yang baik; Dalam bahasa Inggris jika kriteria audit dipilih dari persyaratan hukum atau persyaratan peraturan, temuan audit disebut kepatuhan atau ketidakpatuhan

Kesimpulan audit

Hasil audit, setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit

Klien audit

  • Organisasi atau orang yang meminta audit
  • [Dalam hal audit internal, klien audit juga dapat menjadi pihak yang diaudit atau individu yang mengelola program audit. Permintaan untuk audit eksternal dapat berasal dari sumber seperti regulator, pihak kontraktor atau klien potensial atau yang ada]

Pihak yang diaudit

Organisasi secara keseluruhan atau bagiannya sedang diaudit

Tim audit

Satu atau lebih orang yang melakukan audit, didukung jika diperlukan oleh pakar teknis [Satu auditor dari tim audit ditunjuk sebagai ketua tim audit; Tim audit dapat menyertakan auditor-dalam-pelatihan]

Auditor

orang yang melakukan audit

Pakar teknis

  • Orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada tim audit
  • [Pengetahuan atau keahlian khusus berkaitan dengan organisasi, proses kegiatan, produk, layanan, disiplin yang akan diaudit, atau bahasa atau budaya; Seorang ahli teknis untuk tim audit tidak bertindak sebagai auditor]

 

Pengamat

Individu yang menyertai tim audit tetapi tidak bertindak sebagai auditor

Sistem manajemen

elemen yang saling terkait atau berinteraksi dari suatu organisasi untuk menetapkan kebijakan dan tujuan, dan proses untuk mencapai tujuan tersebut

Risiko

efek ketidakpastian

 

Kesesuaian: Pemenuhan suatu persyaratan

Nonconformity: tidak memenuhi suatu persyaratan

Kompetensi

kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan untuk mencapai hasil yang diinginkan

Persyaratan

Persyaratan atau harapan yang dinyatakan, umumnya tersirat atau wajib

Proses

  • kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang menggunakan input untuk memberikan hasil yang diinginkan

Kinerja:

Hasil yang terukur

Efektivitas

Sejauh mana kegiatan yang direncanakan direalisasikan dan hasil yang direncanakan tercapai

 

Demikian sedikit penjelasan mengenai ISO 19011:2018, Semoga bermanfaat..

Training ISO 14011:2018 Hub email :budiwibowo.gmci@gmail.com HP 0812 10 9 10 329

 

Tujuan Internal Audit ISO 9001:2015

Internal Audit ISO 9001

Internal audit ISO adalah proses pengecekan Internal yang dilakukan oleh Tim Internal Auditor yang sudah mendapatkan Pelatihan/ Training Mengenai Internal Audit ISO 9001:2015.

Internal Audit ISO 9001:2015 ini adalah bagian dari Pengecekan (Check) dalam siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) artinya bahwa dari mulai kita membangun dan merencanakan Sisitem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015) di Perusahaan, dan SMM tersebut sudah dijalankan oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu (Minimal 2 bulan), nah saatnya sekarang untuk melihat bagaimana pelaksanaan SMM pada organisasi/ Perusahaan.

Syarat Pelaksanaan Internal Audit ISO 9001 2015

  1. Adanya kriteria / Reference terkait dengan pekerjaan / aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan, kriteria tersebut diantaranya adalah ISO 9001:2015 standard, Prosedur kerja, Instruksi Kerja, Kebijakan Perusahaan, Form, Surat Edaran, dll yang mengatur aktivitas di dalam perusahaan.
  2. Adanya Bagian atau Departemen yang akan diaudit dan Tim Auditee yang akan menghadapi Auditor.
  3. Adanya Tim Audit Internal yang sudah mendapatkan pelatihan Internal Auditor.
  4. Adanya jadwal/ Pengaturan Internal Audit yang akan dijalankan.

Durasi Internal Audit ISO 9001:2015

berapa lama waktu yang diperlukan untuk melakukan Audit Internal ISO 9001:2015

lama waktu yang diperlukan untuk melakukan Audit Internal ISO 9001:2015 tergantung dalam pembagian / jadwal internal audit, sesuai dengan perencanaan namun juga bisa disesuaikan tergantung kesepakatan antara auditor dan auditee.

Bisa saja internal audit di lakukan diluar waktu yang sudah dijadwalkan, apabila sudah disetujui oleh pihak terkait dengan pengaturan/ jadwal internal Audit ISO 9001:2015

Tujuan Audit Internal ISO 9001:2015

ada beberapa tujuan  dari internal audit ISO 9001:2015

  1. Untuk melihat kesesuaian antara kriteria dan aktual implementasi dilapangan
  2. untuk melihat potensi perbaikan berkelanjutan dari SMM yang dibangun
  3. Untuk melakukan / menyelidiki departemen / bagian yang lemah dalam implementasi ISO 9001:2015
  4. Untuk memenuhi Persyaratan ISO 9001:2015

Dokumentasi Informasi yang diperlukan implementasi ISO 9001:2015 terkait dengan Internal Audit.

  1. Program Audit
  2. Jadwal Audit
  3. Absen Audit
  4. Ceklist Audit
  5. Laporan Audit
  6. Tindak Lanjut Audit
  7. Rekap/ Monitoring Tindak Lanjut Audit

Pelatihan Internal Audit ISO 9001:2015

Pelatihan Internal Audit ISO 9001:2015 bisa dilakukan secara In House maupun Public Training, Biasanya konsultan ISO misalnya GMCI, melakukan pelatihan Internal Audit Baik In House maupun Public Training,

Durasi Pelatihan Bisa 1 atau 2, hari tergantung kebutuhan, nah bagi anda yang membutuhkan pelatihan Internal Audit ISO 9001:2015, silahkan menghubungi kami di HP/SMS/WA  : 0812 10 9 10 329  email :budi_wibowo_bb@yahoo.com

semoga bermanfaat…

 

 

 

 

 

Training ISO 9001 PT. Angkasa Pura Support Jakarta

Jpeg

Training ISO 9001 di PT Angkasa Pura Support Jakarta

Training ISO 9001 di PT. Angkasa Pura Support  Jakarta berlangsung selama 2 hari, semua peserta antusias dalam mengikuti Training ini, sebanyak 10 orang peserta yang dipilih dari berbagai perwakilan departemen dilatih untuk menjadi Internal Auditor ISO 9001 yang handal,

Materi Training ISO 9001

kali ini Training ISO 9001 di angkasa Pura Support yaitu mengenai Internal Auditor dengan garis besar materi sbb:

  1. Sekilas Pemahaman ISO 9001
  2. Pemahaman Audit ISO 9001
  3. Persiapan Audit
  4. Pelaksanaan Audit
  5. Teknik Interview
  6. Penulisan Laporan Audit
  7. Tindak Lanjut dan Verivikasi Internal Audit
  8. Simulasi Audit

Simulasi Audit ISO 9001 Angkasa Pura Support Jakarta

 

Jpeg

Jpeg

Simulasi ini dilaksanakan dalam rangka mempraktekan teori audit internal yang sudah dilaksanakan sebelumnya, dalam simulasi ini dilakukan internal audit terhadap 4 Departement.

  1. Facility Services : Cleaning Sevices & Avsec
  2. Equipment Services
  3. ICT
  4. HR & PLGA

Selama simulasi internal Audit berlangsung, kelihatan bahwa Tim Internal Audit yang sudah dilatih melaksanakan Simulasi dengan sangat bagus, Proses audit, Interview, Follow up pertanyaan, sudah mengalir dengan baik, Baik dari sisi Auditor Maupun Auditee sudah mempersiapkan Simulasi Audit ini dengan Matang, meskipun masih ada beberapa finding atau ketidaksesuaian yang di address, namun hal ini adalah justru menjadi salah satu pintu untuk meningatkan performa SMM di PT Angkasa Pura Support,

Selamat untuk PT Angkasa Pura Support dengan Tim Internal Audit yang telah siap menyongsong pelaksanaan eksternal Audit dari Badan sertifikasi.

Bagi anda / Organisasi yang akan mengadakan Training Internal Audit ISO 9001, dapat menghubungi kami GMCI : HP/WA/SMS  : 0812 10910 329 email : budi_wibowo_bb@yahoo.com

 

 

 

 

 

Panduan Melaksanakan Internal Audit ISO 9001

Internal Audit ISO 9001

 

Panduan Melaksanakan Internal Audit ISO 9001

Audit adalah proses yang independent untuk menilai apakah system manajemen yang dibangun sudah dijalankan dengan baik, sekaligus melihat kekurangan untuk mencari solusi serta melihat apakah ada potensi improvement .

sebelum melakukan audit auditor harus memahami prinsip prinsip audit, prinsip prinsip tersebut adalah sbb :

Prinsip-Prinsip Audit ISO 9001

  • Tidak memihak & berlaku adil : artinya bahwa sebagai auditor saat anda melakukan auditor harus memegang prinsip ini, bukan karena dia teman anda terus, anda tidak mencatat ketidaksesuaian yang ada disana, dan sebaliknya karena anda tidak begitu suka dengan seseorang di bagian tersebut lalu anda memberikan temuan atau ketidaksesuaian yang banyak,,, hehehehe, hindari sikap ini yah !!!
  • Independen : sebagai auditor  anda harus independen tidak ada tekanan dari pihak manapun, misalnya karena yang diaudit jabatanya diatas anda, dan saat ada temuan dia minta jangan ditulis sebagai temuan, terus anda menurutinya,,, wah kalo gini caranya audit jadi kacauw boss?? ya kan?
  • Harus berdasarkan bukti – bukti : yang tak kalah penting adalah

bagaimana setuju dengan prinsip tadi  ?? ya kalau sudah setuju mari kita langsung ke TKP di lokasi audit…

Cara Melakukan Opening Meeting Internal Audit  ISO 9001

datang ke departemen dan bagian audit, langsung ketemu sama yang berwenang di departemen atau bagian tersebut, manager/ senior manager, basa basi sebentar deh, misalnya dengan menanyakan kabar, “ Pak manager apa kabarnya nih ?? “”kalau udah kenal, kalau belum ya bertanya “apakah benar bapak, Manager di bagian ………..”

kemudian sampaikan maksud kedatangan anda di departemen / bagian tersebut, inilah yang disebut dengan “opening meeting” :

“ Begini pak, kami dari tim IQA PT.XYZ, berdasarkan schedule hari ini kami akan melakukan internal Quality audit ISO 9001:2008,,,,,,, perkenalkan nama saya “ Adi” dan ini rekan saya “ Ayu”

 

“ Tujuan audit ini pak adalah untuk memastikan apakah SMM sudah berjalan baik di departemen/ bagian  ………………., sekaligus untuk melihat potensi –potensi improvement yang mungkin bisa dilakukan agar efektifitas dan efisisensi bisa ditingkatkan…..”

“kemudian audit ini nanti berdasarkan sampling pak, karena keterbatasan waktu, jadi sangat mungkin ada hal-hal yang tidak dapat kami lihat seutuhnya, apabila sample yang kami ambil bagus berati kami anggap permomance semua bagian di departemen…… bagus, dan sebaliknya pak, “

“ nah apakah ada yang ingin bapak manager sampaikan sebelum mulai audit ini pak ?”

silahkan berbincang bincang sebentar sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada di lapangan, dan selanjutnya langsung ke pelaksanaan audit itu sendiri.

3.2. Pelaksanaan Audit

saat melakukan audit usahakan bahwa audit berjalan rilex dan tidah penuh ketegangan, auditee biasanya akan berupaya sekeras kerasnya untuk menyembunyikan informasi agar tidak ada temuan, tapi auditor harus berupaya untuk mendapatkan informasi sebanyak banyaknya agar mendapatkan gambaran yang baik mengenai departemen/ bagian yang diaudit.

Tips untuk auditor agar mendapatkan “respect dari auditee” Pada Saat melaksanakan Audit ISO 9001

 

Cek List Internal Quality Audit

ssst…. jangan bilang-bilang auditee ya ??

  • Perhatikan penampilan : penampilan yang rapi baju dan celana yang rapi, tidak belel akan menimbulkan kesan bahwa anda seorang yang punya wawasan yang cukup untuk melakukan audit di bagian atau di departemen tersebut, coba bayangkan jika anda datang untuk mengaudit dengan pakaiaan kumal dan acak-acakan ?? apa yang terjadi saudara saudara ??? heheheh, bisa ditebak kan anda tidak akan mendapatkan respect dari auditee, tanpa respect,, informasi sulit didapat.
  • Pelajari proses di departemen atau bagian tersebut: anda bias membaca atau mempelajari departemen atau bagian yang akan diaudit dengan membaca prosedur, Instruksi kerja , dll, terkait dengan departemen atau bagian yang akan diaudit, anda juga bias bertanya pada orang yang paham mengenai departemen tersebut atau minimal anda membaca temuan internal/ eksternal audit sebelumnya,,, biar ada bahan hehehe,,,,
  • Peralatan tulis : siapkan peralatan tulis / form form yang diperlukan saat melakukan audit jangan sampai anda kehilangan peluang menulis temuan atau kehilangan  informasi karena anda tidak membawa alat tulis, apalagi sampai pinjam sama auditee , ga papa sih cuman, ntar apa dibilang auditee nya ??  “ini auditor parah banget ya, pulpen aja kagak ada, sebelum audit ga persiapan dulu apa?”
  • Jangan panik : sebagai auditor kita tidak boleh panik pada saat melakukan audit, apalagi yang diaudit posisinya lebih tinggi dari kita, atau lebih pinter dari kita, jumlahnya lebih banyak dari kita, tenang aja sob,,, kita ini kan auditor, tugas kita bertanya dan mengkonfirmasi apakah yang sudah dijalankan sesuai dengan aturan, kalau sudah sesuai ya itu bagus, kalau ada yang tidak sesuai itu yang kita catat,, gampang kan ???